Aseguran que los mails mal escritos hacen perder negocios a las empresas

El Cronista Comercial

En una empresa, casi sin excepción, todos están obligados a escribir: informes, correos electrónicos, cartas, presentaciones. Sin embargo, muchas compañías reconocen que la comunicación escrita no es el fuerte de sus empleados y les ofrecen cursos y talleres para que mejoren su redacción.

“Mejorar la comunicación escrita genera beneficios dentro de las organizaciones. Se gana tiempo, se mejoran los vínculos y los empleados se sienten más seguros”, señala Magdalena Giovine, titular de MG Soluciones Comunicacionales, una consultora que ofrece servicios de capacitación para empresas. “Los mails mal escritos o con un tono poco apropiado provocan equívocos, que hacen que los empleados tengan que volver a escribir el mensaje o llamar por teléfono para explicarlo, o problemas de relación entre colegas y superiores”, agrega.

Además, la comunicación también es una herramienta estratégica para el negocio de la empresa. “Un texto bien escrito puede ayudar a cerrar una venta o crear un compromiso en el receptor”, destaca Analía Alcón, socia de Galimi & Alcón, una consultora que ofrece cursos de escritura para empleados. Algunas compañías también aprovechan los cursos para unificar los criterios y modos de tratamiento de los mensajes, tanto internos como externos.

La oferta de capacitación es variada y está en crecimiento. Va desde los cursos que ofrecen las consultoras especializadas, algunos son abiertos y otros se realizan in company, hasta los talleres de redacción corporativa organizados por instituciones educativas como la Facultad de Comunicación de la Universidad Austral, la Universidad del Salvador o la escuela de negocios de la Cámara Argentina de Comercio que brindan herramientas para facilitar la creación de textos claros, concisos y atractivos.

¿Cuáles son las principales fallas? “En el caso de la comunicación interna, uno de los problemas es la falta de formalidad. Muchas cosas se dan por sentadas”, asegura Alcón. Curiosamente, cuando se trata de comunicación externa, ya sea a clientes o a proveedores, el defecto es el exceso de formalidad.

“Se usan mal los términos o se dan muchas vueltas para no decir nada. También es común que directamente se copien y se peguen textos de otros porque se cree que están bien escritos”, aclara. Por eso, en algunos de los cursos sólo se ofrece lápiz, papel y goma. Así se evita la tentación de hacer copy-paste.

Menos teléfono

Otros errores frecuentes son el mal uso de los signos de puntuación, los mensajes excesivamente largos (que nadie lee) y el uso de lugares comunes y textos estereotipados. “La sustitución del teléfono por medios que requieren la escritura hizo que muchos empleados se encuentren forzados a escribir, algo que quizás antes no hacían”, destaca Giovine, que también es docente de la UBA.

Un texto bien escrito no tiene que ver sólo con la ortografía y la gramática, por eso los cursos también hacen énfasis en la necesidad de elaborar bien las ideas, organizarlas y hacerlas legibles para otros. “Así, un buen texto puede ser efectivo para persuadir, explicar, pedir disculpas y hasta generar un vínculo humano con los clientes”, asegura la especialista.